Als bundesweit tätiger IT Dienstleister mit Geschäftsstellen in Saarbrücken, Hamburg, Chemnitz, Köln, Konstanz und Wien hat sich PRIM Management Consult GmbH auf die Konzeptionierung und Implementierung von IT Projekten im Microsoft Technologieumfeld fokussiert. PRIM versteht sich als unternehmerischer Partner, der den KundInnen von der Projektberatung und Projektrealisierung bis zur Inbetriebnahme und dem Support beratend zur Seite steht.
Herausforderung und Ausgangsposition
Wie viele andere Betriebe musste sich auch PRIM mit der Problematik von unübersichtlichen Projektabläufen und der Versionierung von Dokumenten auseinandersetzen. Dokumente wurden an verschiedenen Orten und in mehrfacher Ausführung abgespeichert und eine Zuordnung nach Aktualität dadurch nicht mehr möglich.
Die Beauftragung von TIMEWARP erfolgte auf Grund deren langjähriger Erfahrung im Bereich des Dokumentenmanagements.
Um die Projektkoordination und den Umgang mit den Dokumenten zu optimieren, Projektabläufe klarer darzustellen und die Dokumentenablage transparent und übersichtlich zu gestalten, wurde von TIMEWARP ein Projektportal entworfen und umgesetzt, das die Bereitstellung aller projektspezifischen Dokumente für interne MitarbeiterInnen (geschlossene Benutzergruppe), PartnerInnen und KundInnen ermöglicht. Dieses verschafft einen punktgenauen Überblick über den Verlauf der Kundenbeziehungen, was wiederum der langfristigen Kundenbindung dient.
Technische Umsetzung
Es wurde eine Intranet/Extranet Lösung, auf Basis von SharePoint 2007 erstellt Die Umgebung wurde dabei in einen Extranet- und einen Intranet-Bereich getrennt um die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Umgebungen (Berechtigungen, Sicherheit, etc.) umsetzen zu können.
Auf Basis der TIMEWARP Erfahrung und des Know-Hows wurde die Projektorganisation des Portals konzeptioniert. Im Laufe des Prozesses wurde das Portal auf die Version SharePoint 2010 migriert und weiterentwickelt. Dabei wurden Daten übernommen, neue Funktionalitäten aktiviert und eingebunden sowie Anpassungen der bestehenden CI-Umsetzung auf das geänderte Ribbon-Design des SharePoint 2010 Server durchgeführt. Außerdem setzte TIMEWARP Vorlagen und Sitetemplates im Corporate Design des Unternehmens um und integrierte Workflow Funktionalitäten, um die entsprechenden ProjektteilnehmerInnen über ihre Tasks zu informieren.
Mittlerweile ist das Projektportal fester Bestandteil in der Projektkoordination und Kommunikation der PRIM Projekte und wird von den EndkundInnen der PRIM aufgrund des effizienteren Informationsflusses und den daraus resultierenden Zeitersparnissen sehr geschätzt.
Benefit
Das Portal wird vor allem im Extranet-Bereich von KundInnen und PartnerInnen genutzt, deshalb wurde großer Wert auf eine unterbrechungsfreie und konsistente Datenübernahme während des Migrationsprozesses gelegt.
Projekttermine sind zeitgerecht eingepflegt und der Projektfortschritt und -aufwand jederzeit für alle ersichtlich. Dies ermöglicht eine hochqualitative Umsetzung der Projekte mit wesentlich weniger Zeitaufwand als bisher.